Interne Kommunikation

7 Schritte für die erfolgreiche Einführung eines Business Messengers

| Redakteur: Burkard Müller

Business Messenger erleichtern die interne Kommunikation in B2B-Unternehmen.
Business Messenger erleichtern die interne Kommunikation in B2B-Unternehmen. (Bild: gemeinfrei / Pixabay)

Führen Unternehmen Business Messenger ein, können sie die Kommunikation ihrer Mitarbeiter untereinander modernisieren und von deren Vorteilen profitieren. Beispielsweise bieten diese mehr Sicherheit als bei E-Mails, höhere Produktivität in der Kommunikation sowie einen unkomplizierten Austausch, ähnlich wie bei der privaten App-Nutzung.

Verschiedene Tools wie Skype, WhatsApp, Threema oder Slack werden als Business Messenger verwendet. Sind die Verantwortlichen von der Sicherheit und Nutzbarkeit überzeugt, können sie eingeführt werden. Die Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der Messenger von den Mitarbeitern auch wirklich genutzt wird. Gehen Unternehmen bei der Einführung nicht zielgerichtet vor, droht ihnen mangelnde Akzeptanz durch die Mitarbeiter. Welche sieben Schritte sollten für einen erfolgreichen Umstieg auf Business Messaging gewährleistet sein?

1. Zustimmung der Entscheidungsträger einholen.
Am Anfang sollten sich die Verantwortlichen das Go aller wichtigen Instanzen im Unternehmen einholen. Dazu zählen etwa der Betriebsrat oder der Vorstand. Auf diese Weise können sie die Umstellung der Kommunikation auf das neue Tool später mit dem nötigen Rückhalt durchsetzen.

2. Genauen Bedarf ermitteln.
Wichtig ist außerdem, gleich zu Beginn den konkreten Bedarf zu ermitteln. An welchen Stellen bringt der Messenger praktische Vorteile gegenüber der bisherigen Praxis? Stichprobenartige Vorab-Befragungen können wertvolle Erkenntnisse liefern, um den geplanten Wechsel anschließend überzeugend zu präsentieren.

3. Neuerungen umfassend kommunizieren.
Die Mitarbeiter werden am besten schon informiert, bevor ihr Arbeitsalltag durch den Business Messenger verändert wird. Die geplanten Neuerungen sollten deshalb über alle verfügbaren Kanäle angekündigt werden. Hilfreich ist, ausgewählte Mitarbeiter als Multiplikatoren ins Boot zu holen.

4. Akzeptanz evaluieren und Feedback einholen.
In Umfragen, Kurz-Interviews, offenen Gesprächsrunden und Workshops können Unternehmen ermitteln, wie die Mitarbeiter der Nutzung eines Business Messengers gegenüberstehen. Dadurch schaffen sie Transparenz und binden die Mitarbeiter proaktiv in den Veränderungsprozess ein. Zum anderen lässt sich das Feedback eventuell bereits für erste Verbesserungen nutzen.

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5. Ersten Rollout in begrenztem Nutzerkreis durchführen.
Der erste Rollout sollte im kleineren Rahmen stattfinden. In einer abgeschlossenen Nutzergruppe – einer Abteilung oder einem Projektteam – lässt sich hervorragend testen, wie der Business Messenger angenommen und genutzt wird. Es wird schnell ersichtlich, wo noch Schwierigkeiten oder Fragen bestehen.

6. Anpassungen vornehmen und Rollout ausweiten.
Die Erfahrungen des ersten Rollouts bilden dann die Basis für Anpassungen und das Erstellen eines FAQ-Dokuments für alle Mitarbeiter. Anschließend kann der Rollout ausgeweitet werden. Dabei gehen Unternehmen am besten auch weiterhin schrittweise vor.

7. Business Messaging vorleben.
Führungskräfte und Personen mit Vorbildfunktion sollten als „Early Adopter“ agieren und den Business Messenger mit voller Überzeugung nutzen; etwa, indem sie Kollegen explizit bitten, eine Information oder eine Datei über den Messenger zu senden. Je mehr Informationen ausschließlich über den Messenger laufen, desto schneller gelangt er bei den Mitarbeitern in die tägliche Nutzung.

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Fabio Marti ist Director Business Development bei Brabbler.
Fabio Marti ist Director Business Development bei Brabbler. (Bild: gemeinfrei / CC0)

Weitere Tipps zur Nutzung eines Business Messengers

„Damit die Kollegen den neuen Messenger bald umfassend nutzen und als tägliches Grundarbeitswerkzeug akzeptieren, sollte die Führungsriege die Basis für die großflächige Verwendung bilden“, sagt Fabio Marti, Director Business Development bei Brabbler. „Das kann sie tun, indem sie wichtige Ankündigungen und Informationen zumindest am Anfang ausschließlich über diesen Kanal streut – etwa das wöchentliche Kantinen-Angebot, Regelungen zu Feiertagen oder Informationen zu Firmenfeiern.“

* Dieser Artikel beruht auf einer Pressemeldung der Brabbler AG.

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