Mehr als ein IT-Projekt Die 5 Schritte einer erfolgreichen Software-Ausschreibung

Für die Einführung neuer Marketing- oder Vertriebssoftware ist eine professionelle Ausschreibung notwendig. Wer seine Hausaufgaben nicht macht, bezahlt jedoch einen hohen Preis. Wie Sie Software-Ausschreibungen erfolgreich vorbereiten und umsetzen – ein Leitfaden aus der Praxis für die Praxis.

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Ohne fortschrittliche Systeme sind Marketing und Vertrieb mittlerweile kaum noch handlungsfähig – zu vielfältig sind die Aufgaben und zu komplex die Prozesse in modernen Unternehmen. Der digitale Wandel forciert die Notwendigkeit einer Software-Unterstützung zusätzlich und macht den Auswahlprozess anspruchsvoll. Doch welche Systeme sind die richtigen? Das Angebot ist schlicht überwältigend. Große Software-Schmieden tummeln sich ebenso auf dem Markt wie kleine und mittlere Anbieter. Sie offerieren Komplett- und hoch spezialisierte Lösungen für nahezu jeden Bereich sowie Unterbereich von Marketing und Vertrieb.

So gelingt Ihre Software-Ausschreibung

Vor diesem Hintergrund ist ein strukturierter Ausschreibungs- und Auswahlprozess, der Qualitäts- und Effizienzaspekte gleichermaßen berücksichtigt, unerlässlich. Auf diese Weise vermeidet man kostspielige Fehlentscheidungen. Das Ergebnis des Ausschreibungs- und Auswahlprozesses muss in jedem Fall eine valide, begründbare Entscheidungsgrundlage bieten. Schließlich ist sie die Basis für eine kostenintensive Investition in zentrale Systeme des Unternehmens, die langfristig und nachhaltig wirkt. Dementsprechend hoch sind die Anforderungen an ein Ausschreibungsprojekt, das in der Regel fünf Phasen durchläuft:

• Verbindliche Zielsetzung formulieren

• Projektteam definieren und Projektstruktur etablieren

• Anforderungen erheben, dokumentieren und priorisieren

• Marktüberblick herstellen

• Vergleichbare Anbieterpräsentationen durchführen

Schritt 1: Zielsetzung formulieren

Ein verbindliches Commitment bei allen Stakeholdern über die Zielsetzung des Projekts ist unabdingbare Voraussetzung für dessen Gelingen. Am Anfang der ersten Projektphase steht deshalb eine verständliche und verbindliche Zieldefinition, an der sich alle Beteiligten bis hin zu den potenziellen Anbietern orientieren können. Eine einfache Methode der Zieldefinition ist es, die Position der späteren Anwender einzunehmen und die Software aus deren Warte zu beurteilen. Außerdem benötigen die definierten Ziele ein eindeutiges Commitment seitens des Managements. Ist dieses nicht vorhanden, sollte das Ausschreibungsprojekt gar nicht erst begonnen werden.

Schritt 2: Teamstrukturen schaffen und Stakeholder einbinden

Schaffen Sie interdisziplinäre Teams, die von Anfang an eindimensionales Silodenken überwinden können. Achten Sie bei der Besetzung des Projektteams darauf, dass Marketing-, Vertriebs- und IT-Abteilung an einem Tisch sitzen. Ob weitere Stakeholder einbezogen werden, bestimmt der Projektscope. Neben Teilnehmern aus den Abteilungen Marketing, Vertrieb, After Sales und IT macht gegebenenfalls auch die Beteiligung anderer Bereiche wie Datenschutz, Service, Recht/Compliance und Einkauf Sinn. Jeder Fachbereich besitzt wertvolle Expertisen sowie notwendige Entscheidungs- und Einflusskompetenzen, die das Projekt positiv beeinflussen können.

In der Regel besitzen die beteiligten Stakeholder zwar Fachwissen, überblicken jedoch nicht das Gesamtprojekt. Umso wichtiger ist es, die wesentlichen Aspekte transparent zu machen und Akzeptanz für die Projektdurchführung sowie die spätere Einführung einer Software-Lösung zu schaffen. Vorbehalte können so frühzeitig erkannt und abgebaut werden. Die Beteiligung am Projektentwicklungsprozess fördert in hohem Maße die Annahme der ausgewählten Software.

Schritt 3: Anforderungen erheben, dokumentieren und priorisieren

Genauso vielfältig wie die Aktivitäten in Vertrieb, Marketing und After Sales sind auch die Funktionen gängiger Marketing-Software für die Unterstützung dieser Bereiche. Jeder Software-Anbieter hat daneben eigene, zusätzliche Definitionen von Funktionsbereichen, die Kunden von seiner Lösung überzeugen sollen. Nicht wenige davon sind jedoch Marketing-Gimmicks und in der Praxis wertlos. Deshalb muss sich das Projektteam darüber im Klaren sein, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden, um die anstehenden Aufgaben zu bewältigen.

In diesem Projektschritt sind die vorab definierten Ziele in konkrete Anforderungen zu übersetzen, wobei wiederum alle relevanten Stakeholder eingebunden werden müssen. Die Erhebung der Anforderungen bezieht sich zum einen auf alle bekannten, aktuellen Prozesse. Zum anderen müssen von Beginn an auch künftige Herausforderungen in Marketing, Vertrieb und After Sales einbezogen werden, weil von der Anforderungsdefinition und -dokumentation bis zum Live-Gang eines neuen Systems erfahrungsgemäß viel Zeit vergeht. Eine vorausschauende Sichtweise verhindert, dass neue Software beim Live-Gang nicht mehr auf dem neuesten Stand ist.

Bei der Anforderungsdefinition haben sich einige Methoden und Vorgehensweisen bewährt:

• Vorabfrage bei den Stakeholdern mittels eines Fragebogens; die Ergebnisse sollten im Unternehmen sensibel kommuniziert werden, weil sie das Projekt prägen

• Strukturiertes Einnehmen der Kunden- und/oder Nutzerperspektive mittels Design-Thinking-Methoden

• Workshops mit allen Stakeholdern zur abschließenden detaillierten und strukturierten Erfassung der Anforderungen aller beteiligten Fachbereiche

Anforderungen müssen intern (Stakeholder) und extern (potenzielle Anbieter) richtig verstanden werden. Sie sollten verständlich formuliert sein und außerdem nicht zu sehr ins Detail gehen, um Raum für Impulse und kreative Lösungsansätze zu lassen. Eine Methode, Anforderungen an Software-Projekte zu beschreiben, sind User Stories. Sie eignen sich besonders gut für Projekte mit Marketingbezug, in denen Marketingspezialisten und Vertriebsprofis auf der einen Seite und IT-Kollegen auf der anderen aufgrund unterschiedlicher fachlicher Backgrounds oft aneinander vorbeireden. Mit der Abstimmung von Anforderungen auf User-Story-Niveau wird für beide Bereiche ein gemeinsames Verständnis erreicht.

Die Anforderungsdokumentation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Ausschreibung. Alle nachfolgenden Schritte bis hin zur Einführung der Software hängen von ihrer Qualität ab. Damit Sie später die Spreu vom Weizen trennen können, ist es entscheidend, die definierten Anforderungen zu priorisieren. Deklarieren Sie die wichtigsten Funktionalitäten als „Must-Haves“. Diese Anforderungen muss die Software unbedingt erfüllen. Weitere Abstufungen können sein: „hoch“, „mittel“, „nice-to-have“. Seien Sie beim Priorisieren mutig und differenzieren Sie: Selbst wenn alle Funktionen gleich wichtig erscheinen mögen – ohne eine polare Priorisierung wird am Ende jede Software als passend erscheinen.

Schritt 4: Marktüberblick verschaffen – aber strukturiert

Vor dem folgenden Projektschritt, der Recherche nach potenziellen Software-Anbietern, sollten Werkzeuge entwickelt werden, mit denen sich deren Angebote und Leistungen vergleichen lassen. Es muss jederzeit nachvollzogen werden können, warum eine Entscheidung zugunsten einer Software getroffen wurde. Ein probates Vergleichstool ist eine Bewertungsmatrix, in die sämtliche funktionale, nicht-funktionale sowie sonstige relevante Anforderungen an das künftige System und den potenziellen Anbieter einfließen. Parameter für einen Systemvergleich sind zum Beispiel:

• Anbieterinformationen: Wie viele Unternehmen nutzen die Software des Anbieters? Und wie steht es um dessen finanzielle sowie marktbezogene Stabilität?

• Funktionsbereiche: Welche Funktionen bietet die Software? Liegen die erforderlichen Funktionen in den Bereichen „Benutzer“ sowie „Interessenten und Kunden“ vor?

• Datenschutz/Compliance: Entspricht die Software landesspezifischen Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO?

• Oberfläche/Usability: Ist die Oberfläche mehrsprachig gestaltet?

• Systemarchitektur: Ist die Software mit allen Browservarianten kompatibel, die im Unternehmen zum Einsatz kommen? Welche Plug-Ins können verwendet werden?

• Systemintegration/Schnittstellen: Ist die Software mit vorhandenen Systemen kompatibel, zum Beispiel SAP, Microsoft oder Outlook?

• Schulung/Support/Betrieb: Welche Schulungsangebote macht der Anbieter? Ist der Support 24 Stunden am Tag verfügbar?

• Preis-/Lizenzmodell: Umfasst das Angebot eine Lizenz pro User?

Befüllt wird die Bewertungsmatrix mit den Rechercheergebnissen zu allen relevanten Anbietern. Es entsteht eine sogenannte Longlist. Als Recherchequellen bieten sich unter anderem an:

• Bewertungsportale wie Capterra

• Einschlägige Messen

• Marktstudien und -übersichten (zum Beispiel Gartner Report)

Bei einem strukturierten Vergleich aller in Frage kommenden Anbieter via Bewertungsmatrix werden schließlich bis zu drei Anbieter herausgefiltert, deren Angebote am besten den dokumentierten Anforderungen entsprechen. Diese Shortlist ist Grundlage für die folgende Prüfung von Anbietern und Systemen. Bei nicht ausreichender Informationsbasis empfiehlt es sich, die ausgewählten Unternehmen direkt zu kontaktieren. Erkundigen Sie sich gegebenenfalls, ob die hochpriorisierten Must-have-Anforderungen erfüllt werden oder ob konkrete Beispielprojekte/-szenarios beziehungsweise Best Practices und Projektreferenzen vorhanden sind.

Schritt 5: Produkte und ihre Anbieter auf Herz und Nieren prüfen

Die Anbieter auf der Shortlist und ihre Produkte sollten in Präsentationsterminen, der Vorstufe der offiziellen Angebotsabgabe, systematisch geprüft werden. Das setzt ein eindeutiges Briefing der Anbieter für die Präsentation voraus. Fehlt es daran, geht dies zu Lasten der Vergleichbarkeit. Ein Briefing sollte mindestens enthalten: die Agenda, eine Zeitvorgabe für die Präsentation und eine Konkretisierung der erwarteten Inhalte. Der letzte Punkt ist besonders wichtig. Er gibt Anbietern die Möglichkeit, sich gezielt auf den Termin vorzubereiten und sachkundige Ansprechpartner mitzubringen. Für Sie ist das ein Vorteil, weil die Präsentation im Regelfall aussagekräftiger wird.

An den Präsentationen sollten außer dem Projektteam auch spätere Key User des Systems teilnehmen. Neben der reinen Software-Prüfung hat der Anbietercheck eine zentrale Bedeutung für die Implementierung. Folgende Fragen sollten daher auf jeden Fall geklärt werden: Wie ist das übliche Vorgehen bei der Einführung von Software? Und wie steht es um die Verfügbarkeit von Ansprechpartnern und Experten bei der Implementierung? Mit dem nun klaren Bild von Software und Anbieter kann der offizielle Part beginnen: die Aufforderung zur Angebotsabgabe, mit der der Einkaufsprozess startet.

* Tony Vormelcher ist Consultant Marketing Strategies & Customer Relationship bei ByteConsult.

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