Arbeitsmethodik Wie Workshops zum Entwicklungserfolg führen

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Natürlich gibt es sie, die gefühlt end- und ziellosen „Laber-Runden“, die wertvolle Arbeitszeit verschlingen und schließlich eher Verwirrung stiften. Es gibt aber auch konstruktive, gut konzipierte und zielführende Workshops, die Projekte voranbringen. Lesen sie hier, was einen gelungenen Workshop ausmacht.

Stundenlanges Geschwätz oder wertschöpfendes Kooperationsinstrument – beim Thema Workshops scheiden sich die Geister. Grund für die Begeisterung auf der einen und die extreme Skepsis auf der anderen Seite sind wohl in erster Linie die persönlichen Erfahrungen, die der oder die Einzelne mit dem Format Workshop gemacht hat. Eher sinnfreie Meetings und Workshops sind wohl den meisten Menschen in ihrem Berufsleben schon mehr als einmal begegnet. Deshalb ist es kein Wunder, dass einige geradezu allergisch reagieren, wenn sie zu einer solchen Veranstaltung eingeladen werden. Wer aber mal an einem richtig guten Workshop teilgenommen hat, weiß was dieses Format leisten kann. Und tatsächlich wird das umstrittene Format insbesondere bei Digitalisierungsprojekten regelmäßig und von einigen Digitalagenturen sehr erfolgreich eingesetzt. Aber woran liegt’s? Sind es die Kompetenz und das Engagement der Teilnehmer? Ist es die Themenauswahl? Oder gibt es Methoden und Regeln, die einen Workshop zum Erfolg führen?

Der Status Quo bestimmt das Ziel

Ein guter Workshop holt den Kunden genau da ab, wo er steht. Gibt es im Unternehmen noch keine Ideen oder nur vage Ansätze zur Richtung der digitalen Transformation, empfiehlt sich ein Strategie-Workshop. Um in einer so offenen Situation zu konkreten Ergebnissen zu kommen, ist es sinnvoll, möglichst viele unterschiedliche Kompetenzen einzubinden. Und das bedeutet nicht nur, auf Unternehmensseite Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen einzuladen. Auch auf Beraterseite sollte ein breites Kompetenzspektrum abgedeckt werden. So kann etwa ein Requirement Engineer sehr schnell einschätzen, welche technischen und personellen Ressourcen zur Realisierung einzelner Ideen benötigt werden, und so dafür sorgen, dass bei aller Gedankenfreiheit tatsächlich umsetzbare Ansätze entwickelt werden.

Diversität erhöht die Kreativität

Ein Workshop ist eine gute Gelegenheit, auch die Stimmen zu hören, die im Tagesgeschäft weniger Aufmerksamkeit erfahren. Deshalb sollten auf Kundenseite Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen und auch unterschiedlicher Hierarchiestufen eingebunden werden. Jochen Martens, Leiter Kreation bei der Hamburger Medienwerft, berichtet: „Mit einem Workshop schaffen wir eine Situation, in der die unternehmensinternen Hierarchiestrukturen in den Hintergrund treten. Das gibt zum Beispiel Mitarbeitenden, die täglich Kontakt zum Kunden haben, die Chance, ihre Beobachtungen und Ideen einzubringen – mit häufig überraschend kreativen und zielführenden Ergebnissen.“

Ein guter Guide zeigt nicht den Weg

Dasselbe gilt für einen qualifizierten Workshop-Moderator. Er gibt keinen Weg vor, sondern unterstützt die Teilnehmenden dabei, gemeinsam individuelle und zum Unternehmen passende Lösungen zu erarbeiten. Mit Erfahrung und Fingerspitzengefühl gilt es, kreative Spielräume zu öffnen, alle Teilnehmenden zu ermutigen und gleichzeitig Zeit, Budgetrahmen und Voraussetzungen im Blick zu behalten. Auf diese Weise entsteht ein klarer Rahmen, in dem Ideen zielgerichtet entwickelt werden können.

Ohne Umwege zum optimalen Produkt-Design

Ein gutes Beispiel ist die gemeinsame Weiterentwicklung eines bestehenden Angebotes. Um etwa die Conversion Rate eines Webshops zu erhöhen, muss zuerst die anvisierte Zielgruppe besser verstanden werden. Wichtig ist zum einen, das Verhalten der Kunden im bestehenden System – beispielsweise Absprungraten im Checkout-Prozess – aufgrund von Daten und Fakten zu analysieren und zum anderen die emotionalen Aspekte und die Motivation hinter dem Handeln, die sich auf einer erarbeiteten Empathy Map darstellen lassen, aufzudecken. So schafft man eine gemeinsame Grundlage, um die Customer Journey optimal auf die Kundenbedürfnisse abzustimmen.

In anderen Fällen, etwa beim Relaunch einer Unternehmenswebsite, kann es durch einen Workshop gelingen, den Kunden frühzeitig in die Ideenfindung einzubinden. Eine effektive Technik ist es zum Beispiel, Kunden zu animieren, ihre Gedanken als Scribble darzustellen. Die zeichnerische Qualität ist dabei völlig unerheblich. Vielmehr geht es darum, vage Gedanken zu konkretisieren, indem man sie aufs Papier oder Whiteboard bringt. So entsteht die inspirierende Atmosphäre einer tatsächlich gemeinsamen Entwicklung von Lösungen.

Irrwege kann man sich sparen

Eine solche sehr frühe und kontinuierliche Einbindung des Kunden hat außerdem den großen Vorteil, dass Irrwege in Entwicklung und Kreation von vornherein ausgeschlossen werden. Wo sonst der Kunde sein Briefing „abgibt“ und die Konzepter und Designer auf dieser Grundlage im Grunde isoliert versuchen, eine passende Lösung zu entwickeln, können sich schon kleine Missverständnisse zu ärgerlichen Fehlentwicklungen auswachsen. Anders mit einem Workshop, der einen Dialog eröffnet und so eine stetige Überprüfung und Nachjustierung kreativer Ansätze ermöglicht und die Ideen auf Kundenseite direkt und kontinuierlich in den Entwicklungsprozess einbezieht. Auf diese Weise werden oftmals teure kreative Irrwege vermeiden.

Professionelle Methoden und Tools unterstützen den Workshop-Erfolg, auch virtuell

Nicht nur in der aktuellen Covid-19 Situation erfreuen sich Remote-Workshops wachsender Beliebtheit. Sie senken eventuelle Ansteckungsgefahren, sparen Zeit und Reisekosten, und sie können dank moderner Instrumente sogar das Tempo und die Effizienz erhöhen. Smarte Online-Tools wie beispielsweise das virtuelle Whiteboard Miro bringen alle Gedanken und Aspekte schnell und einfach „auf den Schirm“. Und beim gemeinsamen Priorisieren und Strukturieren kann man glatt vergessen, dass man nur online verbunden ist. Eine tolle Möglichkeit sind auch professionelle Retro-Instrumente, wie EasyRetro, mit denen alle Teilnehmer nach jedem Arbeitsschritt – auch anonym – ihr Feedback geben können. So lässt sich die Zusammenarbeit gezielt und kontinuierlich optimieren.

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Dennoch ist die persönliche Begegnung in Präsenz-Workshops gerade für Teams, die gemeinsam in ein neues Projekt starten, eine tolle Gelegenheit, sich kennenzulernen und eine gute persönliche Grundlage für die Zusammenarbeit zu schaffen. Mit entsprechend sorgfältiger Vorbereitung und intelligenten Hygiene-Konzepten sind solche Präsenzveranstaltungen auch unter Pandemie-Bedingungen möglich.

Alle Aspekte im Blick behalten

In beiden Varianten ist die Methodik ein entscheidendes Erfolgskriterium. Ansätze wie Design Thinking sorgen während des gesamten Prozesses dafür, dass wichtige Aspekte wie Nutzererlebnis, technische Machbarkeit, ökonomische Umsetzbarkeit und Marktfähigkeit parallel bearbeitet werden. Ein gutes Beispiel dafür, dass Workshops auch hilfreich sein können, um komplexe Zusammenhänge zu veranschaulichen, ist die Untersuchung der so genannten „Professional Journey“. So bezeichnet man die technischen Abläufe im Backend, die die „Customer Journey“ im Frontend ermöglichen. Kunden sind häufig überrascht, wie viele Schritte unternehmensintern für vermeintlich einfache Prozesse ablaufen müssen. Ein Workshop kann helfen, solche internen Prozesse gemeinsam zu analysieren, um sie zu verschlanken und durch Automationskonzepte wirtschaftlicher zu gestalten.

Fazit

Das Format Workshop kann sich hervorragend eignen, um Projekte und Entwicklungsprozesse schnell und effizient voranzutreiben. Entscheidend ist allerdings die Qualität. Dabei zählen nicht nur eine gute Vorbereitung und eine kompetente Moderation. Vielmehr sollte sowohl auf Berater- als auch auf Kundenseite ein möglichst breites Spektrum an Kompetenzen eingebracht werden, um diverse Fragestellungen und Sichtweisen zu ermöglichen. Moderne Instrumente und Methoden liefern eine sehr sinnvolle Unterstützung, um strukturiert und effizient zu arbeiten. Letztendlich hängen Sinn und Erfolg eines Workshops in hohem Maße von der Erfahrung und Kompetenz des durchführenden Anbieters ab. Doch auch auf Kundenseite muss die Bereitschaft bestehen, sich auf die offene und hierarchiefreie Kommunikation einzulassen. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann ein Workshop zum echten Effizienz-Booster werden.

*Cora Rosenkranz ist IT-Journalistin für Wordfinder. Jochen Martens ist Leiter Kreation und Tobias Ladewig ist Konzepter und UX-Designer bei Medienwerft GmbH

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