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Marketing Automation Automatisierung im Marketing schafft Ressourcen für mehr Kreativität

| Autor / Redakteur: Günter Sandmann* / Lena Müller

Bei der Automatisierung von Arbeit gibt es eine einfache Regel: Wenn es sich um eine sich wiederholende, zeitaufwändige Aufgabe handelt oder um die Verarbeitung vieler Daten, sollte es eine technische Lösung dafür geben. Wenn es sich jedoch um eine Aufgabe handelt, die strategisches Denken, Einfühlungsvermögen oder Kreativität erfordert, sollte diese Aufgabe fest in menschlichen Händen bleiben.

Aufgaben, die strategisches Denken, Einfühlungsvermögen oder Kreativität erfordert, sollten fest in menschlichen Händen bleiben.
Aufgaben, die strategisches Denken, Einfühlungsvermögen oder Kreativität erfordert, sollten fest in menschlichen Händen bleiben.
(Bild: gemeinfrei / Pexels )

Die Vorteile der Automatisierung der richtigen Art von Arbeit lassen sich an Zeit, Geld und Produktivität messen. Durch die Zeitersparnis schafft die Automatisierung Raum zum Nachdenken in den Zeitplänen der Teams: Wertvolle Zeit für ein umfassendes und innovatives Denken, das einer Organisation oder einem Projekt einen Mehrwert verleiht. Allerdings hat erst etwa ein Drittel der deutschen Unternehmen Automatisierung im Marketing implementiert.

Branchenunabhängig befürchten jedoch viele Mitarbeiter, dass Automatisierung negative Auswirkungen auf den eigenen Arbeitsplatz haben kann. Folglich ist es für Führungskräfte wichtig, Arbeitnehmer entsprechend aufzuklären und einzubinden. Der beste Weg, um Ängste vor den Arbeitsprozessen der Zukunft zu lindern, besteht darin, den Menschen einen positiven Weg nach vorne zu zeigen.

Hier tut sich die Kernfrage für Unternehmen auf: Welche Aufgaben sind für die Automatisierung reif und was muss in menschlichen Händen bleiben? Das Leitprinzip ist, dass Kreativität, Empathie und Strategie beim Menschen liegen sollten, während Aufgaben, die von geringem Wert sind, sich wiederholen, zeitaufwändig sind oder die Verarbeitung eines großen Datenvolumens erfordern, automatisiert werden sollten.

Implementierung und Einsatz: Klein anfangen

In der Praxis sind die ersten Schritte in Richtung Automatisierung natürlich schwieriger als auf dem Papier. Dabei muss die eigene Arbeitsweise nicht komplett überarbeitet werden. Stattdessen können Marketingabteilungen zunächst kleine Änderungen vornehmen und sehen, wie diese zu einem positiven Ergebnis führen – zum Beispiel automatisiertes E-Mail-Routing, also Einrichten von Regeln, die Nachrichten automatisch nach Absender oder Inhalt in Ordnern filtern. Nachrichten werden beim Eingang sortiert und priorisiert, ohne dass der Mitarbeiter sie lesen und manuell ablegen muss. Dieser Prozess spart vielleicht nur ein oder zwei Minuten, aber gesammelt über den Verlauf einer Woche ergibt sich hieraus Zeit, die für wertvollere Aufgaben verwendet werden kann.

Sobald kleine Aufgaben routinemäßig automatisiert sind, besteht die Möglichkeit, über weitere und größere Änderungen nachzudenken – beispielsweise das Lead Management: Oft werden „Lead Magnete“ wie Whitepaper auf der Unternehmenswebseite zum Download angeboten – im Gegenzug zur Eingabe von Daten. Mit Hilfe eines Online-Formulars werden die benötigten Daten erfasst und die DSGVO-Erklärung abgegeben. Sobald der Nutzer die Daten abschickt, beginnt die eigentliche Automatisierung mittels Funnels. Dabei handelt es sich um einen digital abgebildeten Prozess, der aus unterschiedlichen aufeinander folgenden Aktivitäten besteht, die unter anderem Leads bewerten und taggen, um sie zu qualifizieren. So lassen sich die Leads entsprechend unterschiedlicher Kriterien entsprechend verwalten und nutzen.

Fallbeispiel: Ein britischer Reseller elektronischer Systeme

Gerade für den B2B-Markt eignet sich die Automatisierung in der Marketingabteilung besonders aufgrund längerer Vertriebszyklen und komplexer Entscheidungsfindung. Sie ermöglicht die Automatisierung des Trackings von Kampagnen und Interaktionen oder die Bewertung von Leads.

Die Marketingabteilung eines britischen Distributors von Produkten für die Entwicklung, Wartung und Reparatur elektronischer Systeme, der auch in Deutschland tätig ist, stand beispielsweise vor Herausforderungen in Bezug auf Kommunikation und Zusammenarbeit des internationalen Marketingteams. Die manuellen Prozesse waren zeitaufwändig und die Tools ineffektiv. Es gab keine zentrale Sichtbarkeit in Projekte und Arbeit allgemein, was die Priorisierung und das Ressourcenmanagement schwierig machte.

Zudem fehlte es an einer direkten Verbindung zum Marketingplan, was die Nachverfolgung und das Budgetmanagement zu einer Herausforderung machte. Das Marketing-Team begann mit der Suche nach einem Work-Management-Tool und identifizierte eine Software als die Lösung, die die Anforderungen erfüllen würde. Somit konnte der Großteil der Herausforderungen des Konzerns überwunden werden:

  • Reduzierung der Arbeitsbelastung und optimierte Prozesse durch Standardisierung und Automatisierung: Mit der Software hat der Distributor Templates für Arbeitsabläufe, von der Kampagneninitiierung bis zur Ausführung entwickelt, um eine effektivere Bereitstellung und Verwaltung von 200 Marketingaktivitäten pro Quartal in fast 30 Ländern zu ermöglichen. Dadurch konnte die Anzahl der manuellen Schritte zur Erstellung von Projektplänen und zur Verfolgung vierteljährlicher Marketingpläne erheblich reduziert werden.
  • Verbessertes Ressourcenmanagement und Tracking durch Echtzeitberichte: Mit der neueingeführten Work-Management-Plattform kann der Distributor nun Marketingressourcen aus der ganzen Welt verwalten. Es wurden mehrere individuelle Dashboards erstellt, mit denen Projekte priorisiert, wichtige Kampagnen und Initiativen bereitgestellt, Kosten prognostiziert und Budget und Fortschritt für jede Phase des Kampagnenzyklus von der Idee bis zum Abschluss verfolgt werden können.
  • Vollständige Sichtbarkeit für verbesserte Zusammenarbeit und klare Priorisierung: Durch die Integration des gesamten Prozesses zur Erstellung von Marketingplänen in die Plattform hat nun jedes Mitglied der Marketingabteilung einen vollständigen Überblick über die Projekte, die die Teams in den Regionen vereinbart haben. Die vollständige Transparenz bei anstehenden Projekten und der Priorisierungsprozess haben die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Teams erheblich verbessert.

Die Zeit ist reif

Während die Vorreiter in Bezug auf Automatisierung im Marketing bereits von den Vorteilen profitieren, werden immer mehr Marketingabteilungen zunehmend Druck verspüren, hier aufzuholen. Die Herausforderung für das Führungspersonal besteht darin, dem gesamten Team zu zeigen, wie Automatisierung ihre tägliche Arbeit unterstützt und ihnen mehr Zeit für strategische und kreative Aufgaben gibt. Denn in Wahrheit sind nur sehr wenige Jobs von einer vollständigen Automatisierung bedroht. In der Marketingabteilung, in der menschliche Kreativität von entscheidender Bedeutung ist, ist dies sogar noch offensichtlicher.

Versierte Manager werden darauf achten, dass ihrem Team fortlaufend Weiterbildungen ermöglicht werden, um neue Fähigkeiten zu erwerben. So stellen sie sicher, dass sie weiterhin einen positiven Beitrag leisten können, während Technologie die Produktivität verbessert.

* Günter Sandmann ist Head of Central Europe, Benelux and Nordics bei Workfront.

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